「2026 PATA 연차총회」운영 용역

과업지시서

2026. 1.

담당	성 명	소 속	전화번호	e-mail
과업	강경구	국제협력MICE팀	054-740-3061	kangkyungku@gtc.co.kr

목   차

I. 과업개요	3

1. 과업명

2. 과업기간

3. 과업배경 및 목적

4. 행사개요

Ⅱ. 과업내용	4

1. 과업내용

2. 과업 세부내용

Ⅲ. 과업수행지침	15

1. 일반사항

2. 과업수행보고

3. 용역계약의 중지ㆍ해지 및 변경 등

4. 보안사항

5. 과업 결과물의 저작재산권 및 출판권 등

Ⅳ. 성과품 제출 및 작성기준	19

1. 일반사항

2. 과업수행보고

Ⅰ. 과업 개요

1. 과업명 :「2026 PATA 연차총회」운영 용역

2. 과업기간 : 계약체결일로부터 2026년 7월 31일까지

3. 과업배경 및 목적

ㅇ 2026 PATA 연차총회는 아시아태평양 지역정부, 지자체, 관광산업 종사자가 참여하는 대표적인 국제관광행사로 PATA 사무국 직원 및 행사 참가자를 대상으로 행사기획, 행사장 조성, 수송, 숙박 등 높은 수준의 서비스 제공이 필요

ㅇ 행사사업 전반에 대한 높은 수준의 민간 전문 행사대행업체의 행사 추진을 통한 성공적인 총회의 개최로 Post-APEC 시대를 맞이한 경상북도의 글로벌 관광 경쟁력 제고

4. 행사개요

ㅇ 행 사 명 : 2026 PATA 연차총회

ㅇ 기    간 : 2026.5.11.(월) ~ 2026.5.14.(목) 예정

ㅇ 장    소 : 경주 화백컨벤션센터, 포항 라한호텔, 경북문화관광공사 육부촌 등

ㅇ 참가규모 : 350명 예상(해외 250명, 국내 100명)

ㅇ 주요일정

일 자	주요내용	장 소
5.11.(월)	참가등록 / 경영이사회 회의 / Off-site Experience / Youth Symposium / 이사회 회의 / 개회식 및 만찬 / PATA회의 등	포항
5.12.(화)	Annual General Meeting / 컨퍼런스 / 지부회의 / 정책포럼 / 갈라디너	경주
5.13.(수)	컨퍼런스(Breakout Sessions) / Ask PATA Experts / 폐회식
5.14.(목)	무료투어(Complimentary Tour) / 유료투어(Self-paying Tour)	포항/경주

Ⅱ. 과업내용

과업내용

ㅇ 2026 PATA 연차총회 운영 기획 및 종합계획 수립 등 전반적인 행사 운영

ㅇ 행사장 예약 및 대관료 지불, 조성, 물품 비치 등 운영계획 수립(사무국 조성 포함)

ㅇ 개ㆍ폐회식, 이사회, 경영이사회 총회, 점심식사, 개회식 만찬, 갈라디너 등 부대행사 행사계획 수립 및 관리 등

ㅇ 공항, 주요 숙박ㆍ교통 거점, 행사장 내 Hospitality Desk 설치 및 인력지원

ㅇ PATA 사무국ㆍ연사ㆍ국제언론사 항공권 발권, 숙박 예약 및 대금지급

ㅇ 행사 참가자를 대상으로한 경주ㆍ포항 Off-site Experience 및 프리/포스트 투어 프로그램 운영

ㅇ 종합 홍보계획 수립, 국내 참가자 유치, 언론매체 홍보, 관련자료(행사 자료집, 홍보물, 뱃지, 현수막 등) 제작 및 관리

ㅇ 행사장 및 각종 회의실 내부 식음료 기본계획 수립 및 시행

ㅇ 분야별 필요 인력 수요에 기반한 인력 관리계획 수립ㆍ운영

ㅇ 안전ㆍ보안대책 수립 및 행사장 안전관리 인원 배치 및 안전관리업무 수행 등

ㅇ 행사장 설치물 철거ㆍ정리, 행사 스케치 및 자료납품, 행사 결과보고서(30부) 제출 등 행사 후속 업무

ㅇ 공사-경북도-경주시-포항시-PATA 및 행사를 유치하기 위한 기타 유관기관 등과의 업무협조 체계 유지

ㅇ 기타 행사의 원활한 진행에 필요한 제반사항 등

※ 상기 내용은 추후 발주기관이 필요하다고 판단되는 사항이 발생할 경우 변경 및 추가될 수 있으며, 「국제회의 표준계약서」(문화체육관광부 고시 제2022-45호) 제12조에 따라 처리

과업 세부내용

가. 행사 종합계획 수립

ㅇ 종합계획 수립 및 세부 실행계획 수립

- 총괄 예산(안) 작성 및 단계별, 기간별 실행계획 수립(총괄 일정표 및 월별 캘린더)

- 행사컨셉, 홍보, 인력배치 조직구성 등 개최 전략 수립

- ESG 실천 방법 및 안전을 고려한 행사계획 수립

- 착수보고(착수일로부터 7일 이내), 중간보고(행사실시 30일 전)

- 최종점검보고(행사실시 1일 전), 종료보고(과업종료일로부터 30일 이내) 반드시 실시

ㅇ 부대행사 세부 운영계획 수립

- 일별 개최 세부행사 및 장소(안)

일 정		개최행사	장 소
5.11.(월) 포항	오전	ㆍ경영이사회 회의	포항 라한호텔 4층 오팔홀
		ㆍOff-site Experience	포항/경주시 일원
		ㆍYouth Symposium	포항 라한호텔 5층 그랜드홀
	오후	ㆍ참가자 점심식사	포항 라한호텔 6층 파티오홀
		ㆍHonors Meeting	포항 라한호텔 4층 오팔홀
		ㆍ산업라운드테이블	포항 라한호텔 4층 에메랄드홀
		ㆍ교육라운드테이블	포항 라한호텔 4층 루비홀
		ㆍ이사회 회의	포항 라한호텔 4층 사파이어홀
		ㆍ개회식/만찬	포항 라한호텔 5층 그랜드홀
5.12.(화) 경주	오전	ㆍAnnual General Meeting	공사 육부촌 1층 대회의장
		ㆍ지부회의	경주 화백컨벤션센터 2층 206
		ㆍ정책포럼	경주 화백컨벤션센터 2층 205
	오후	ㆍ참가자 점심식사	경주 화백컨벤션센터 3층 300A
		ㆍ컨퍼런스	경주 화백컨벤션센터 3층 300B
		ㆍ기자회견	경주 화백컨벤션센터 2층 205
		ㆍ평생회원 모임	경주 힐튼호텔 로비 라운지
		ㆍGala Dinner	공사 엑스포대공원 천마광장
5.13.(수) 경주	오전/오후	ㆍ컨퍼런스(Breakout Session 등)	경주 화백컨벤션센터 3층 300B
			경주 화백컨벤션센터 2층 201,202
			경주 화백컨벤션센터 2층 203,204
	오후	ㆍ참가자 점심식사	경주 화백컨벤션센터 3층 300A
		ㆍ폐회식	경주 화백컨벤션센터 3층 300B
	미정	ㆍAsk the PATA Experts	경주 화백컨벤션센터 4층 레스토랑 라운지
5.14.(목)	오전	ㆍ무료투어(Half day,반일)	포항/경주시 일원

※ 상기 일정은 과업 수행을 위해 참고하기 위한 일정을 기술한 것이며, 실제 일정은 PATA 사무국과의 협의, 업무 수행 당시 상황에 따라 변경될 수 있음

나. 행사장 조성 및 물품조달

ㅇ 행사장ㆍ사무실ㆍ부대시설 배치ㆍ조성, 관리ㆍ운영 및 철거(장비ㆍ가구 등)

- 개/폐회식, 경영ㆍ이사회 회의 및 각종 회의ㆍ포럼 등, Annual General Meeting, Gala Dinner 등 연차총회 세부 프로그램 운영에 필요한 시설

※ 각 행사장별 필요시설 등은 첨부된 파일 참고

※ 모든 행사 참가자에게 행사장 내 접근성 보장(배리어프리) 및 PATA 사무국 제공 예정인 지속가능성 가이드라인(첨부파일)을 준수

※ PATA 연차총회 내 모든 행사 음성 및 영상녹취 실시

※ 포항 라한호텔 및 경주화백컨벤션센터 5.10.~5.14. 예약 및 대관료 지불 필요

ㅇ 개/폐회식 및 Gala Dinner 문화공연 운영

- 개회식(5.11. 저녁) 2회, Gala Dinner(5.12. 저녁) 2회, 폐회식(5.13. 오후) 1회 문화공연 실시

- 문화공연은 K-Culture와 지역적 문화 특색, 그리고 첨단 미디어를 접목한 공연이 진행되어야 한다.

※ (예시) 한복명장 한복패션쇼, K-Culture LED 케이팝 댄스, 국가무형문화재 퓨전국악 공연, 지역기반 생활문화 합창단 등

※ 문화공연은 공사와 협의 후 확정

	① [ 5.11. Youth Symposium ]
ㆍ일시/장소 : 5.11.(월) 09:00~12:00 / 포항 라한호텔 5층 그랜드홀 ㆍ참가인원 : 150명 내외 ※ (해외 참가자) PATA 관계자, PATA 초청 연사 및 외국인학생 등 30여명 ※ (국내 참가자) 협의 중 ㆍ주요내용 : 연사강의, 라운드테이블 토론

	② [ 5.11. 개회식/만찬 ]
ㆍ일시/장소 : 5.11.(월) 18:00~20:30 / 포항 라한호텔 5층 그랜드홀 ㆍ참가인원 : 90명 내외 *PATA 이사회 및 라운드테이블 참가자 등 ㆍ세부일정 : 협의 중 ※ 전문MC(영ㆍ한 능통자), 동시통역사, 식전ㆍ후 공연단 섭외 및 무대설치 필요 ※ 행사장 내 외부음식 이용 금지로, 행사장 자체 케이터링 이용

	③ [ 5.12. Annual General Meeting ]
ㆍ일시/장소 : 5.12.(화) 09:00~10:00 / 공사 육부촌 1층 대회의장 ㆍ참가인원 : 120명 내외 ㆍ주요내용 : PATA 회원 및 고위 임원 등을 대상으로 이사회/경영이사회 활동 보고 및 재무보고 등

	④ [ 5.12.~13. 컨퍼런스 & Breakout Session ]
ㆍ기 간 : 5.12.(화) 14:00 ~ 5.13.(수) 12:00 ㆍ장 소 : 경주 화백컨벤션센터 3층 300B, 2층 201/202, 203/204 ㆍ참가인원 : 350명 내외 ㆍ주요내용 : 기조연설, 주제발표, 패널토론 등 ※ 세부일정 협의 중 ※ Breakout Session은 3일차 오전ㆍ오후 개최(300B, 201/202, 203/204) ※ 동시통역사 섭외, Conference 영상녹취 및 Break Session 음성녹음 필요

	⑤ [ 5.12. 기자회견 ]
ㆍ일시/장소 : 5.12.(화) 15:30~16:00 / 경주 화백컨벤션센터 2층 205 ㆍ참가인원 : 30명 내외 *공사/경북도/경주ㆍ포항시 관계자 및 국내외 기자 ㆍ주요내용 : PATA 주요행사 및 경북(경주ㆍ포항) 관광 관련 질의응답 ※ 동시통역사 섭외

	⑥ [ 5.12. Gala Dinner ]
ㆍ일시/장소 : 5.12.(화) 18:30 ~ 21:00 / 공사 엑스포대공원 천마광장 ㆍ참가인원 : 350명 내외 *연차총회 참가자/PATA/공사/경북도/경주ㆍ포항시 관계자 ㆍ세부일정 : 협의 중 ※ 전문MC(영ㆍ한 능통자), 동시통역사 및 무대설치, 케이터링, 식전ㆍ후 공연단 섭외 필요

⑦ [ 미정 - 경북관광 홍보관 운영 ]

ㆍ참가인원 : 500명 내외

ㆍ주요내용

운영방향

ㆍ5韓(한복,한지,한식,한옥,한글) 테마의 체험, 시식, 전시 등 부스

ㆍ경북 관광홍보 부스

※ 외국어(영어) 가능자 운영인력 배치

※ 관련 법규 및 이동동선, 안전사항을 준수

※ 외국인들이 좋아할 만한 콘텐츠로 공간을 다채롭게 구성하여 운영할 수 있도록 제안

※ 운영 기간 방식 및 장소는 발주처와 협의후 결정

⑧ [ 기타 부대사무실 및 시설 ]

일 정		부대사무실 및 시설	장 소
5.11.(월)	포항	ㆍ등록 데스크/PATA 회원 데스크 등	포항 라한호텔 4층 오팔홀 앞
		ㆍYouth Symposium 등록처	포항 라한호텔 5층 그랜드홀 앞
		ㆍ휴게공간(Coffee Break)	포항 라한호텔 4층 에메랄드홀 앞
			포항 라한호텔 5층 그랜드홀 앞
		ㆍ미디어룸/연사대기실	포항 라한호텔 6층 릴리홀
		ㆍPATA/PCO 사무실	포항 라한호텔 6층 PDR룸
		ㆍ안내 데스크	포항 라한호텔 로비
5.12.(화) ~ 5.13.(수)	경주	ㆍ등록데스크/ 스폰서데스크/Hospitality데스크	경주 화백컨벤션센터 3층 300B 앞
		ㆍ미디어룸/연사대기실	경주 화백컨벤션센터 2층 S207
		ㆍVIP 환담장	경주 화백컨벤션센터 3층 VIP302
		ㆍ휴게공간(Coffee Break)	경주 화백컨벤션센터 3층 VIP301 옆
		ㆍ경북관광 홍보관 운영	경주 화백컨벤션센터 3층 300B 앞
5.9.(토) ~ 5.13.(수)		ㆍPATA 사무실	경주 화백컨벤션센터 2층 S208
		ㆍPCO 사무실	경주 화백컨벤션센터 2층 210

※ 행사 개최일 이전 사업 책임자(PM) 현장 도착 및 사전점검 실시

⑨ [ PATA 사무실/미디어룸/연사대기실/VIP 환담장 운영 ]

구분	PATA 사무실	미디어룸/연사대기실
운영기간	5.9.(토) ~ 5.13.(수)	5.11.(월) ~ 5.13.(수)
장소	포항 라한호텔 6층 PDR룸 경주 화백컨벤션센터 S208	포항 라한호텔 6층 릴리홀 경주 화백컨벤션센터 2층 S207
준비사항	PC, 복합기, 멀티탭, 다과, 사무용품(A4용지 및 필기구) 등 구비
기타사항	PATA 사무실 이용 예정 인원 : 30명, PATA/PCO 사무실 상비약 구비, 미디어룸/연사대기실, VIP 환담장(포항ㆍ경주) 소파 및 다과 제공

다. 투어 프로그램 운영

ㅇ Off-site Experience, 무료, 유료(프리/포스트투어)로 구성하여 운영을 위한 계획수립 및 시행 – 가이드, 차량, 숙소, 일정, 인력운영, 기타 필요물품 등

구 분	운영기간	비 고
Off-site Experience	5.11.(월)	차량, 가이드 등 운영경비 용역 수행업체 부담
무료투어	5.14.(목)
유료투어	5.10.(일) 이전 or 5.14.(목) 이후	참가자 개인부담 (사전 온라인 예약제)

※ 유료투어는 참가자가 지불한 투어경비로 운영하나, 적정인원 모객이 안되는 경우, 사전공지를 통한 투어 취소 가능

※ Off-site Experience, 무료투어 운영 비용 용역 수행업체 부담

※ Off-site Experience, 무료/유료투어 사전접수 명단 행사기간 중 공사 제공 예정

ㅇ 제안사는 투어의 예약접수, 대금수납 등을 직접 시행하여야 하며, 투어의 원활한 진행을 위해 반드시 사전답사를 실시하여야 함

ㅇ 투어 프로그램 운영(안)

구분		주요코스	비고
Off-site Experience	5.11.(월) 오전	(포항) 자개활용 공예품 제작 체험	최대 30명 선착순 마감
		(포항) 족욕 및 싱잉볼 명상	최대 30명 선착순 마감
		(경주) 주악 약과 만들기 체험	최대 30명 선착순 마감
무료 Half Day	5.14.(목) 오전	(경주) 신라고분정보센터-대릉원-플래시백계림	최대 50명 선착순 마감
		(포항) 공진시장-구룡포 일본인가옥거리	최대 50명 선착순 마감
		(경주) 동궁과월지-월정교-황리단길	최대 50명 선착순 마감
유료	프리투어 (5.10.이전)	(경주/포항) 1박 2일 및 당일 투어코스 각 1개씩 총 4개 투어코스 제안	USD70/인~ USD350/인 이내 자유로운 구성
	포스트투어 (5.14.이후)
※ PATA 사무국, 경주ㆍ포항시 등 관계자 협의에 따라 변경 될 수 있음 ※ 세부 투어 프로그램은 체험 위주의 관광 프로그램으로 제안업체 제안가능 ※ Off-site Experience는 3팀(90명, 각 팀당 30명)이 참가 가능하며, 포항 2개, 경주 1개 프로그램 운영 ※ 무료 Halfday 투어는 총 150명이 참여할 수 있는 프로그램으로 운영 ※ PATA 홈페이지를 통한 온라인 사전예약제 운영이 원칙이며, 마감기한까지 적정인원 이상 모객이 되지 않는 경우 예약자 대상 사전공지를 통해 해당투어 취소 가능 ※ Hospitality Desk에서 추가 현장모객 가능

라. 숙박/수송

ㅇ PATA 임직원 및 초청연사 등 숙박 및 항공권 예약 및 결제 대행

※ PATA 사무국(6박×15객실=90박), 연사/국제언론사(4박×30객실=120박) 총 210박 용역 수행업체 부담, 10객실 스위트룸 업그레이드, 일반 참가자 자비부담

※ 이코노미 좌석 항공권 43매 및 비즈니스 좌석 항공권 2매, PATA 사무국 직원은 10kg 초과 수하물 제공

- 기타 숙박 및 항공권 관련 제반업무

ㅇ 수송계획 수립ㆍ시행

※ 수송계획은 PATA 참가자 등록상황에 따라 변동가능하고 효율적인 수송방안 제안업체 제안 가능

	[ Hospitality Desk 설치 및 운영 ]
ㆍ기 간 : 5.10.(일) ~ 5.15.(금) ㆍ위 치 : 인천국제공항, 김해공항, 경주 화백컨벤션센터 3층, 포항 라한호텔 4층, 신경주역, 참가자 주요 숙박호텔 ㆍ주요업무 : Off-site Experience 안내, Pre/Post 투어 접수 및 안내, 셔틀버스 시간 안내, 공항 리무진버스 예약, 비행일정 확인, 관광정보 안내, 홍보물 배포, 행사 안내, 통역 등 ※ 포항 라한호텔 및 경주 화백컨벤션센터는 연차총회 행사가 운영되는 당일만 운영

[ 수송 ]

구분	수송(안)
공항/철도역 ↔ 지정 숙박호텔	① 김해공항 등↔지정 숙박호텔 간 무료 셔틀버스(28인승) 운행 ※ 5.9.~5.11. 3일×8대×각 4회/일(총 32회/일)=총 96회 ※ 5.14.~5.15. 2일×8대×각 4회/일(총 32회/일)=총 64회 ② 철도역↔버스터미널↔지정 숙박호텔 간 무료 셔틀버스(28인승) 운행 ※ 5.9.~5.15. (7:00~22:00) 3대 60분마다 순환버스 운영
지정 숙박호텔 ↔ 행사장	① 지정 숙박호텔(경주, 5개소)↔행사장 간 무료 셔틀버스(28인승) 운행 ※ 5.11. 경주 지정숙박호텔↔포항 라한호텔, 4대×2회=총 8회 ※ 5.11.~5.13. 지정숙박호텔↔육부촌↔경주HICO↔엑스포대공원 ※ (7:00~22:00) 6대 30분마다 순환버스 운영, 피크시간대 고려하여 운영 대수 조정하여 운영
PATA 사무국 임직원 및 연사/VIP 이동	① PATA 사무국 입국(5.9. 예정) 및 출국(5.14. 예정) 당일 사무국 운영 물품 운반용 화물트럭(1t) 운행 ② PATA 사무국 직원, 초청연사, 공사직원, PCO 등 이동 지원을 위한 행사 전 기간(5.9.~5.14.) 스타랙스급 차량 배정(총 4대) ③ VIP 등 의전차량(그랜저 이상급) 운영(총 2대) ④ 주요 초청대상자(PATA 사무국 임직원, 연사, 국제 언론사 등)에 대한 항공편 확보 및 지불 ※ PATA 사무국 임직원(15명) 항공권은 행사 개최 2일 전부터 행사 개최 마지막 날까지, 연사 및 국제언론사 초청 항공권은 연차총회 1주 전ㆍ후로 유동적인 날짜로 발권
Off-site Experience/ 무료투어 ↔행사장 ↔호텔	① Off-site Experience 행사장소↔포항 라한호텔↔지정 숙박호텔 간 무료 셔틀버스(28인승) 운행 ※ 5.11. 경주 지정숙박호텔↔포항라한호텔↔Off-site Experience 행사장, 4대×1회=총 4회 ② 무료투어 방문지↔주요 숙박호텔 간 무료 셔틀버스(28인승) 운행 ※ 5.14. 지정숙박호텔→무료투어 방문지, 6대×1회=총 6회
Youth Symposium 참가대학 ↔행사장	① Youth Symposium 참가 대학↔행사장 간 무료 셔틀버스(45인승) 운행 ※ Youth Symposium 참가 대학 협의 중 ※ 5.11. Youth Symposium 참가 대학↔포항 라한호텔 3대×1회=총 3회

마. 식음료

ㅇ 주요 행사별 식음료 기본계획 수립 및 시행

대 상	날 짜	식수인원(오전/오후)	장 소
Coffee Break *오전/오후 각 1회	5.11.	15(15/0)	포항 라한호텔 4층 오팔홀 내
		150(150/0)	포항 라한호텔 5층 그랜드 홀 앞
		90(0/90)	포항 라한호텔 4층 에메랄드 홀 앞
	5.12.	430(80/350)	경주 화백컨벤션센터 3층 VIP301 옆
	5.13.	700(350/350)
점심식사	5.11.	90	포항 라한호텔 6층 파티오홀
	5.11.	150	※ Youth Symposium 참가자 도시락
	5.12.	350	경주 화백컨벤션센터 3층 300A
	5.13.	350
개회식 만찬	5.11.	90	포항 라한호텔 5층 그랜드홀
Gala Dinner	5.12.	350	공사 엑스포대공원 천마광장
VIP 환담장(다과)	5.12.~5.13.	15/일	경주 화백컨벤션센터 3층 VIP302
미디어룸(다과)	5.11.	50	포항 라한호텔 6층 릴리홀
	5.12.~5.13.	50/일	경주 화백컨벤션센터 2층 S207
※ 식음 소요예산을 산출하고 예약하여야 함, 최종 식수인원은 PATA 연차총회 접수 인원 고려하여 변경계약 체결 ※ 1일차 점심식사는 경영이사회 구성원(14명) 자리 별도마련 ※ Sustainable Tourism 실천을 위해 정수기 비치 및 다회용기 사용 및 플라스틱 사용 지양 등 ※ 모든 메뉴에는 상세 설명이 기재된 라벨이 제공되어야 함 ※ 채식주의 메뉴가 포함되어야 하며, 채식주의 메뉴 식수인원은 참가접수 인원 확정 후 최종 확정

바. 홍보

ㅇ 국내외 참가자 유치를 위한 언론매체 온ㆍ오프라인 홍보계획 수립

- 사전 인터뷰, 보도자료, 전문지 광고 등 홍보운영

※ (테마) Navigating Towards a Resilient Future

※ (주제) ❶ Sustainable Tourism in the Post-APEC Era

❷ Heritage-led Global Tourism Strategy

❸ Smart MICE & Digital Tourism

❹ AI-driven Tourism Innovation for Regional Development

ㅇ 행사 홍보영상 제작

※ 전체 기록 영상 : 개ㆍ폐회식, 기조연설, 컨퍼런스, 세션 등 전체를 편집 없이 또는 최소 편집 타임라인 정리(자막 추가)

※ 하이라이트 영상

ㅇ 사전 또는 행사기간 중 취재 언론매체 및 기자회견 지원, 현장 미디어룸 운영 등

ㅇ 각종 인쇄제작물 및 기념품 제작 및 배포 관리

- 셔틀버스 부분랩핑, 포스터, 안내서, 초청장, 자료집, 감사 서한 등

- 기념품(참가자 휴대 가방 등), 현장 안내 사이니지, 안내보드, 현수막, 스탠딩 배너, 포스터 등 제작 및 설치

- VIP 기념품 및 참가자 기념품 아이디어 제시 및 제작ㆍ구매

※ Sustainable Tourism 실천을 위해 일회용품 사용 지양, 친환경 재생용지 사용, 온라인 정보제공 등 친환경적인 행사 운영 노력 적극 권장

ㅇ 경주ㆍ포항 지역 관광업체가 자체상품을 홍보할 수 있는 홍보 부스 마련

ㅇ 기타 경주ㆍ포항 관광 자원을 홍보할 수 있는 이벤트 계획 및 운영

사. 전문인력 및 현장 진행인력

ㅇ 사회자, 통역사, 사진/영상 촬영직원, 진행요원 등

구분	인력사항
전문MC	- 한ㆍ영 2개 국어에 능통하며, 국제회의 및 이벤트 경력 5년 이상인 자 ※ 5.11.(월) 개회식 만찬, 5.12.(화) Gala Dinner 행사
동시통역사	- 전문자격증(수료증) 보유자로 관광분야 한ㆍ영 동시통역 경력이 풍부한 자 ※ 컨퍼런스, 5.11.(월) 개회식 만찬, 5.12.(화) 기자회견, Gala Dinner 행사
수행통역사	- 행사 전 기간 경력 5년이상의 전문통역사를 VIP 수행통역으로 배정
관광가이드	- 현장 경력 5년 이상의 관광통역 안내사 자격증 보유자로 Off-site Experience 및 프리/포스트 투어프로그램 안내
촬영전문 직원	- 연차총회 개최기간 행사내용을 사진 및 영상으로 기록 및 음성 녹취해 결과보고시 원본자료와 함께 일체 외장 하드 형태로 납품 ※ PATA 연차총회의 컨퍼런스 모든 과정 영상 녹취, 총회 컨퍼런스 Breakout Session 및 개별 미팅, 라운드테이블, 포럼 등은 음성 녹취 필요

구분	인력사항
진행요원	- 행사기간 참가자 대상 안내 및 운영 관리를 지원할 진행요원은 영어가 능통한 자를 우선 선발하며, 참가자 국적 비중에 따라 중국어, 일어 등 기타언어 ※ 진행요원 식별을 위해 행사기간 내 단체복 착용 ※ 등록처(3명), 행사장 Hospitality Desk(3명), 지정호텔 Hospitality Desk(10명, 각 호텔별 2명 배치), 컨퍼런스 지원(최소 4명, 자원봉사자 활용 가능)
※ (사전교육) 분야별 전문인력 대상 응대메뉴얼, 유의사항, 긴급상황 발생시 대응체계(보고채널 등) 반드시 사전교육 실시 ※ (근태관리) 운영인력에 대한 출퇴근 기록 및 업무일지 작성

아. 안전 및 비상계획 관리

ㅇ 안전관리 및 방역대책 수립 및 시행

- 관련 법령과 정부지침을 준수하여 매뉴얼 수립 및 시행

- 행사에 필요한 안전관리비를 산정하고 예산(산출내역)에 반영

ㅇ 행사보험 가입 및 비상대응 체계 구축

- 행사 기간 내 안전관리 담당자 지정, 앰뷸런스/응급구조사(간호사 자격증 보유 1인) 상시대기, 상비약 및 응급키트 PCO 사무실(포항/경주) 내 상시비치, 구역별 안내요원 배치 등

자. 지속가능성 가이드라인 준수

ㅇ 지속가능한 행사 운영

- 행사장 내 탄소중립을 위한 시설(에너지 절감 장치 설치, 자연채광 활용 공간 구성, 센서 기반 온도제어, 절수장치, 폐기물 분리매출 등) 활용

- 행사 기간 내 친환경 용품 사용 및 참가자 친환경 활동 자발적 참여 독려(현지 조달 식재료, 플라스틱 사용 최소화, 종이 사용 절감 및 디지털 콘텐츠 사용 노력, 제로 푸드 웨이스트 캠페인 안내 등)

차. 결과보고 및 기타

ㅇ 행사 운영 기록물 자료 납품

- 회의, 포럼, 심포지엄 등 모든 행사는 음성녹음 및 영상 녹취가 진행되어야 하며, 사진자료, 자료집, 홍보물 등 제작된 자료 일체의 원본파일을 외장하드 형태(4개)로 납품

※ 전체 기록 영상 : 개ㆍ폐회식, 기조연설, 컨퍼런스, 세션 등 전체를 편집 없이 또는 최소 편집 타임라인 정리(자막 추가)

※ 하이라이트 영상

ㅇ 결과보고서 작성 및 제작 30부

- 행사 종합 결과보고서 제작 및 납품

- 자체평가를 통한 문제점 및 개선방안 제언 포함

- 책자(A4) 제본형태 인쇄 납품

ㅇ 과업내용 외 기타 돌발상황 대비 예비비(일반관리비를 포함하기 전 대행 총 사업비 금액의 5%) 확보

※ 예비비 사용에 대한 결정은 발주처에 따름

ㅇ 공사-PATA-기타기관(경북도, 경주ㆍ포항시, 경주 화백컨벤션센터, 포항 라한호텔 등)과의 업무협조

- 관리자급 담당자 지정 및 전담직원 지정

- 정기업무협의 등 지속 협조를 위한 기본 계획 수립

ㅇ 행사의 원만한 진행을 위한 제반업무(준비점검, 예행연습 및 최종점검 등)

ㅇ 예측 불가능한 상황(전염병 등), 정책 환경 변화 등을 고려해 발주처와의 협의 후 운영형식, 소요예산, 시기 등 조정 가능

아. 예산산출 가이드라인

ㅇ (대관료) 예산 산출시 대관료는 67백만원으로 산정하며, PATA 사무국ㆍ연사ㆍ국제언론사 항공료 비용은 43백만원, 숙박비는 42백만원으로 산출한다. 각 항목의 금액은 부가세를 포함한 정액으로 산출한다.

※ 대관료/항공/숙박 항목은 실제 금액이 확정 되는대로 변경계약 체결 예정

ㅇ (식음료) 식음료 산출인원은 본 과업지시서 마. 식음료 항목 참고하여 작성

※ 식음료 항목은 실제 금액이 확정 되는대로 변경계약 체결 예정

ㅇ (행사장 조성) PATA 사무국의 지속가능 가이드라인을 참고하여 불필요한 일회용품 사용 최소화 및 행사장 기자재 최대한 활용

ㅇ (투어운영) 계약 상대자가 운영할 무료투어는 다. 투어 프로그램 운영을 참고하여 산출하며, 유료투어의 진행경비는 참가자가 지불하는 경비로 충당하고, 적정인원이 모집되지 않는 경우 사전공지 후 취소

ㅇ (인건비) 분야별 적정규모의 전문인력 선발 및 예산 산출

ㅇ (일반운영비 및 이윤) 「지방자치단체를 당사자로 하는 계약에 관한 법률 시행규칙」 제8조(원가계산에 의한 예정가격 결정시의 일반관리비율 및 이윤율)에 따라 적정 금액을 산출하여 산출

- 일반관리비 : 8% 이하로 산정  ※ 행사관리 및 그 밖의 사업지원 용역

- 이윤 : 10% 이하로 산정  ※ 용역

ㅇ (기타) 본 용역의 제안요청서 및 과업지시서에 기재되지 아니한 사항은 「지방자치단체를 당사자로 하는 계약에 관한 법률」 및 같은 법 시행령, 시행규칙과 이에 근거한 행정안전부 예규에 따름

Ⅲ . 과업 수행지침

일반사항

ㅇ 본 과업지시서는 「2026 PATA 연차총회」운영 용역을 위해 필요한 사항을 규정하며, 이 과업지시서에 규정되지 아니한 사항은 관계법령이 제정한 각종 지침 등과 연계ㆍ검토하여 발주처와 협의ㆍ수행하여야 한다.

ㅇ 발주처는 과업을 수행함에 있어 수시로 과업수행자에 대하여 인력현황 등 계약관련 업무내용을 확인․감독할 권한을 가지며, 과업수행자는 이에 적극 협조하여야 한다.

ㅇ 발주처는 용역품질 확보를 위해 계약상대자에 대한 정기 또는 수시점검을 실시할 수 있으며, 특별한 사유가 없는 한 과업수행자는 감독원과 협의하여 지적사항을 시정하여야 한다.

ㅇ 본 사업추진 중 과업내용에 명기되지 않은 세부 사항 중 발주기관과 계약상대자의 협의에 의해 서면으로 결정한 사항은 과업내용으로 인정한다.

ㅇ 필요하다고 인정되는 중요사항은 발주처와 협의하여 결정하고 필요한 자료의 작성 제출에 협조하여야 한다.

ㅇ 과업수행자는 본 과업과 관련하여 제3자에게 피해를 주었을 경우 이에 대한 손실보상 및 책임을 진다.

ㅇ 과업 수행 중에 본 용역의 목적 범위 내에서 발주처가 요구하는 내용에 대해 용역수행기관은 공사와 협의하여 이를 과업에 추가로 반영할 수 있다.

ㅇ 과업수행자는 관련분야에 경험이 풍부한 전문가로 구성하여 합리적이고 효율적인 과업수행이 이루어지도록 하여야 하며, 관련 업무에 대한 지원 등에 대하여 과업수행자가 보유한 전문 역량을 적극 활용ㆍ지원하여야 한다.

ㅇ 발주처는 제1항에 따른 계약상대자가 투입한 인력에「국제회의 표준계약서」(문화체육관광부 고시 제2022-45호) 제8조 2항에 따른 사유를 제시하고 제5조에 따라 서면으로 교체를 요청할 수 있다. 과업 수행자는 발주처 요청시 「국제회의 표준계약서」(문화체육관광부 고시 제2022-45호) 제8조 3항에 따라 처리한다.

ㅇ 제반규정과 과업지시서에 명시되지 않은 사항이나 문구·용어 해석에 이견이 있는 경우는 상호 협의하여 결정함을 원칙으로 하되 협의가 되지 않을 경우 관련 법규, 규정에 따르거나 통상의 의미에 따라 해석한다.

2. 과업수행보고

ㅇ 과업수행자는 계약체결 후 7일 이내에 본 과업을 착수하여야 하며, 과업을 착수한 즉시 아래 서류를 제출하여야 한다.

- 착수신고서

- 과업책임자 선임신고서

- 과업참여자의 보안각서

- 사업수행계획서(사업수행조직표, 과업추진방법, 예정공정표, 단위과업별 성과품 제출계획서, 기타 발주처가 요구하는 사항을 포함한다)

ㅇ 과업수행자는 과업수행과 관련하여 아래 보고를 시행하여야 한다.

- 착수보고 : 착수일로부터 7일 이내

- 중간보고(실적보고, 사업 추진 중 문제점 및 개선사항) : 행사실시 30일 전

- 최종점검보고 : 행사실시 1일 전

- 종료보고 : 과업종료일로부터 30일 이내

- 수시보고 : 각 단계별 추진내용, 판매실적 및 정산내역(월별), 개선사항 및 문제점 등  ※ 보고 일정은 추진율에 따라 협의조정 가능

3. 용역계약의 중지ㆍ해지 및 변경 등

ㅇ 용역 계약의 중지ㆍ해지와 관련된 사항은 「국제회의 표준계약서」(문화체육관광부 고시 제2022-45호) 제23조, 제23조의2, 제23조의3, 제24조, 제24조의2에 따름

ㅇ 용역 계약의 변경과 관련된 사항은 「국제회의 표준계약서」(문화체육관광부 고시 제2022-45호) 제12조에 따라 처리

4. 보안사항

ㅇ 과업수행자는 보안대책을 수립하여 용역 착수계와 함께 과업수행자 보안각서와 용역참여자에 대한 보안각서를 반드시 자필 서명하여 제출하여야 하며, 용역참여자가 교체될 시에도 또한 같다.

ㅇ 용역참여자가 교체될 시에는 인계‧인수를 철저히 하고 착수 시 제출한 동급 이상의 인원으로 대체하되 발주처의 승인을 받아야 하며, 과업수행에 차질이 없어야 한다.

ㅇ 과업수행자는 본 과업 수행 중 산출된 자료 및 내용 등을 발주자의 사전 승인 없이 소유 또는 임의로 복사하거나 외부로 제공 또는 공개해서는 안된다.

ㅇ 보안상 결함 및 보안사항 불이행으로 발생되는 모든 책임은 과업수행자가 진다.

ㅇ 작업장에서 발생되는 원지, 파지, 잉여분 등 과업폐기물은 반드시 소각 또는 분쇄 처리하여야 한다.

ㅇ 기타 용역 수행과정의 보안사항 이행은 발주처의 보안관련 규정 등을 따른다.

5. 과업결과물의 저작재산권 및 출판권 등

ㅇ 본 과업과 관련해 제작된 모든 산출물의 지식재산권, 출판권 등의 제반권리는 「국제회의 표준계약서」(문화체육관광부 고시 제2022-45호) 제19조에 따라 처리한다.

ㅇ 본 과업을 수행함에 있어 계약상대자는 제3자의 저작권을 침해해서는 안되며, 제작물의 판권, 저작인격권 등 제반 권리사항에 관한 모든 책임은 계약상대자가 진다.

ㅇ 향후 본 과업의 저작물에 대해 수정·편집하여 이용할 수 있는 2차 저작물 작성권은 발주기관과 용역 수행업체에 있다.

ㅇ 계약상대자는 발주기관이 저작물을 과업의 취지 및 목적을 달성하기 위하여 필요한 한도 내에서 복제 또는 전송의 방법으로 이용하는 것을 허락한다.

ㅇ 상표 및 디자인 출현 시 저작권 침해 등 등록 거절이 될 경우에는 계약상대자가 경비 일체를 부담하여 재개발해야 하며, 이로 인해 발생하는 발주기관의 손해를 완전히 보상해야 한다.

ㅇ 발주처가 검사 및 인수 후 대가지급을 완료 한 경우, 별도의 하자담보 책임은 없으나, 1년 이내에 국제회의 용역 완료보고서, 백서 등 결과물(인쇄물 등)의 중대한 물리적 하자, 내용적 오류 등이 확인된 경우에는 하자를 보수해야 한다. 단, 하자보수의 범위는 검사 및 인수시점 제출한 결과물에 한하며, 발주처가 새로운 내용의 추가 및 보완을 요구하는 경우에는 별도의 대가를 지급한다.

ㅇ 계약상대자는 과업 수행과정에 생산된 산출물을 무단으로 활용하거나 공사의 승인 없이 제3자에게 제공할 수 없으며, 부당 유출로 인한 초상권, 저작권 및 소유권 등 기타 문제가 발생할 경우 계약상대자가 민ㆍ형사상의 모든 책임을 진다.

Ⅳ . 성과품 제출 및 작성기준

작성기준

ㅇ 보고서의 내용 및 편집 구성은 개조식으로 작성하여 간결하고 명확하게 표현하며, 사진·도표 위주로 구성하는 것을 원칙으로 함

ㅇ 최종 성과품의 작성 및 납품은 발주기관의 사전 협의와 승인을 거쳐야 하며, 과업수행과 관련된 모든 진행과정 및 자료는 전산화하여 함께 제출함

ㅇ 각종 행정절차 이행에 필요한 도서는 별도로 작성하고, 각종 성과품의 종류와 규격, 부수 등에 대하여는 사전에 발주기관과 협의하여 증감할 수 있음

ㅇ 과업 성과물의 품질관리를 위하여 참여 인력의 이름, 참여기간 및 수행업무 등을 기재하고, 참여당사자로 하여금 이를 확인 후 날인하도록 하여야 함

2. 성과품 제출

ㅇ 제출기간 : 계약종료일로부터 30일 이내

ㅇ 성과품 납품목록

구 분	성 과 품		비 고
	내 용	규격/수량
결과 보고서	• 한글(hwp)형식 결과보고서 파일 및 인쇄 - 행사 개최내용 종합결과보고서 - 실적 분석을 통한 주요 성과 및 개선점 등 방향성 제시	인쇄본 30부 및 파일(hwp)	파일 일체 외장하드 제출 (4세트)
도록	• 행사 기간 취득된 이미지 등을 활용한 도록 제작 (국문/영문)	인쇄본 100부 및 파일
홍보물/기록물	• 행사 음성녹음ㆍ녹취영상(회의ㆍ포럼ㆍ심포지엄 등), 제작 콘텐츠 및 과업 관련 이미지, 홍보물 원본 등 일체 - 기획취재(직접 취재) 및 사업수행 관련 온라인 이용자, 타 기관, 영향력자 등에서 수급한 콘텐츠 일체 포함	콘텐츠 원본 및 파일

ㅇ 성과품은 가능한 전산화하여 전자파일 저장장치(외장하드) 등을 함께 제출 하고, 제출목록, 편집순위, 수록내용, 제작방법 및 기타사항에 대해서는 사전에 발주기관과 협의하여야 한다.